Оптимизация управления и структуры организации.

Оптимизация управления позволяет ликвидировать проблемы, возникающие в бизнес-процессах компании, улучшить режим деятельности и повысить производительность персонала.

Под оптимизацией управления понимается установление и выбор максимально подходящих решений. Этот процесс включает такие задачи:

1. Оптимизируется готовая система функционирования. При этом изучается и улучшается предприятие, возникшее в результате прохождения всех этапов его формирования но, не учитывая их. Чаще всего такая задача находит свое отражение в управлении деятельностью организации или в общественных экономических отношениях. К примеру, для решения задачи по выведению готового товара на рынок применяется специальный метод, который позволяет изучить все возможные способы этого и выбрать оптимальное поведение.
2. Выбирается лучший вариант самого порядка формирования структуры предприятия. Оценивается стадийное развитие управления, не учитывая полученный итог. Такого рода задача возникает в технической либо сфере технологий. При этом используются методы Понтрягина, Беллмана и другие.

Целью оптимизации процессов управления выступает качественная деятельность предприятия, полное выполнение возложенных на него требований и получение итогов, с целью которых оно создавалось. Помимо цели особыми составляющими этого института выступают его объект и предмет. Под объектом понимается само юридическое лицо, а под предметом – внутренние составляющие: , сотрудники, сама деятельность, техническое оснащение и т.д. О том, как изменилась роль бухгалтерии и финансов в современной компании,

На аудиторские фирмы, существующие с целью оптимизации управления организацией, возлагается предоставление профессиональных консультаций и проведение проверок. Задача такой проверки или аудита - установить соответствие компании нормативам, а также целям, с которыми она создавалась, способности ее самой и сотрудников к функционированию. По результатам составляется программа, что предусматривает преобразование структуры функционирования предприятия, квалификацию рабочего состава, подбор новых сотрудников. На следующем этапе оценивается соотношение финансовой деятельности и целевой.

В процессе проверки изучается схема по управлению организацией, наличие автономных отделов и внутренних единиц, положение работников в системе иерархии и их взаимодействие, а также порядок информационного обеспечения.

Оценивая организационную систему с целью обеспечения максимальной оптимизации, акцентируют внимание на показателе её деятельности. Они получаются либо путем исчисления, либо на основании экспериментальных данных. Нормированные показатели на сегодняшний день выступают важным требованием к организации, для достижения которых прилагается огромное количество усилий.

Проблема оптимизации управления – непонимание менеджерами главной цели

Собственнику предприятия необходимо разграничивать такие понятия, как оптимизация управления и его улучшение. Это приводит к тому, что для нормальной деятельности предприятия проводят радикальные реформы по смене состава сотрудников, забывая про возможность установления стимулов для тех же работников.

Состав предприятия, на самом деле, не является чем-то важным. Ярким примером выступает Генри Форд, который ликвидировал иерархичное подчинение на своем предприятии, тем самым повысив его уровень. Он полагал, что основная проблема неорганизованности предприятия - это наличие чрезмерного контроля и статусов, которые влекут за собой с одной стороны лишнее, неэффективно потраченное время, а с другой безответственность уполномоченных лиц.

Ошибочным является также попытка реорганизовать с целью оптимизации управленческую структуру. Смена должностей ведет к внутренним конфликтам в связи с изменением условий работы.

Исходя из этого, можно прийти к выводу, что слабому руководству, не удовлетворяющему интересы предприятия, необходимо повысить уровень квалификации с помощью тренингов и консультаций. Точно также нет нужды изменять систему, а только улучшить работоспособность самого сотрудника, подобрав ему наиболее подходящие условия.

В случае, когда управленческая система не соответствует развитию предприятия или его модернизации, возникает проблема оптимизации управления, при которой структурные изменения не достаточны, чтобы повысить ее продуктивность.

Таким образом, сама структура предприятия - это лишь один из многих его элементов. Воздействие лишь на него не даст результатов в улучшении функционирования компании.

Помимо такой структуры существует множество иных составляющих, в совокупности которые и представляют собой управленческий механизм.

Свой статус на рынке предприятие реализовывает через конкурентоспособность, что обеспечивается модернизацией его управления.

Примером этого выступает эволюционирование требований к качеству:

• устанавливается только качество товара;
• возлагаются требования на производственный процесс, который прошел товар;
• оцениваются качественные свойства управленческого процесса.

Эти этапы указывают на связь произведенного продукта с процессом его изготовления. Отсюда залогом качественного товара выступает соблюдение норм его производства. И, в конечном счете, процесс производства зависит от управленческих возможностей предприятия, обеспечения самого труда.

Этапы оптимизации управления

1. На первом уровне необходимо четко представить тот результат, который желаем достичь.
2. Далее распределяются полномочия путем наделения прав и обязанностей, оптимизирования самой деятельности и улучшение структуры.
3. Преобразуется информационно-техническое и статистическое обеспечение.
4. Следующий этап - это оптимизация организационных процессов управления: создание программы, распределение контрольных функций.
5. Нормирование условий работы предприятия.
6. Установление стимулов, мотиваций персонала.
7. Оптимизация управления проектами по совершенствованию и развитию организации.
8. Выбор наиболее эффективного пользования ресурсов: средств, информации, иных активов.

4 метода оптимизации управления

Методами оптимизации управления выступают методы, которые чаще всего применяются предпринимателями на практике в связи с их удобностью и простотой. Использование их позволяет обеспечить оптимизацию всей системы управления, улучшив качество деятельности предприятия.

1. Математическое моделирование. Такому методу характерно принятие решения, связанного с деятельностью управления на основании статистических данных, которые выступают как формальные. С его помощью характеризуется количественный анализ поставленного вопроса и подбирается наиболее подходящий вариант ответа.

Основными этапами при использовании данного метода выступают:

1. Определение задачи.
2. Установление конкретного норматива, что может проявляться как определенное число, при этом отображать объем требований, возложенных на результаты в связи с поставленной задачей.
3. Установление количественных величин, которые могут варьироваться, влияя на результат эффективности работы.
4. Формирование модели.
5. Вычисление модели математическими формулами.
6. Проверка путем эксперимента либо логики модели и ее результатов.
7. Составление правил использования результатов.

2. Методы экспертных оценок используется в случае невозможности применения предыдущего метода. Он хорош в постановке и решении вопросов при принятии решения по управлению профессионалами, наделенными необходимой базой знаний, для построения собственных теорий и заключений. По результатам такого исследования составляется официальный документ, которые закрепляет все этапы, что были пройдены, и результат. Структура этого документа состоит из вводной части, где закрепляется лицо, время, место и причины проведения исследования. Основная часть описывает то, что подпадает под объект, а также методы и что было получено в итоге. А в заключении указываются ответы на поставленные вопросы экспертам.

3. Метод мозгового штурма, который применяется в особых случаях с минимальным количеством информации и ограниченными сроками для решения вопроса. В таком случае приглашаются лица, наделенные определенным количеством знаний в данной сфере, с целью проведения общего обсуждения и принятия наиболее подходящего решения. При этом существуют такие требования:

• все наделены правом голоса, но должны его использовать в порядке очереди;
• идея решения вопроса должна быть новой;
• запрещаются негативные высказывания относительно чужого мнения;
• предложенные идеи имеют свое закрепление.

Это наиболее быстрый способ решения поставленного вопроса. Типичным этому методу выступает мнение жюри, по которому приглашаются различные специалисты, которые в процессе своей деятельности между собой взаимодействуют. Он позволяет путем оценки различных мнений, теорий и взглядов, производить новые идеи, с помощью которых возможно оптимизировать производство. О том, как применять метод мозгового штурма на практике,

4. Теория игр – это метод оптимизации управления, который позволяет свободно действовать предприятию в условиях конкуренции, моделируя обстоятельства, при которых принятое решение влияет на конкурентов. Например, предприниматель ставит определенные условия на рынке, но оказывается, что они в соотношении с условиями конкурентов выступают невыгодными, поэтому он делает вывод не осуществлять такие действия.

Все выше перечисленные методы могут применяться как самостоятельно каждый, так и в комплексе. Выбор того или иного метода оптимизации управления прямо зависит от поставленной задачи.

Массовое производство считается производственной системой XX века, а оптимизированное производство сегодня называют производственной системой XXI века. Оптимизация производственных процессов — это понятие, применимое к компании на любой стадии развития. Кроме того, есть ситуации, в которых просто необходимо оптимизировать производство, или предприятие окажется нерентабельным. Если в условиях дешевой рабочей силы, дешевого сырья и энергии, рентабельность достигается именно за счет доступности этих источников, то с ростом цен на эти составляющие производство становится более затратным, и, соответственно, менее рентабельным. Предприятию приходится сокращать затраты и применять более эффективные технологии производства.

«Что касается предприятий стран бывшего СНГ, то я думаю, что проблема оптимизации здесь всегда актуальна. Ведь такие предприятия работали фактически без контроля себестоимости. Во главу угла ставилось выполнение плана. И ментальность многих руководителей советской закалки сохранилась на этом уровне», — отмечает начальник управления производственной эффективности ООО «Метинвестхолдинг» Алексей Герасименко. С ним согласен и исполнительный директор «Первого национального винодельческого холдинга» Андрей Салацкий. «Нельзя просто в один день прийти на работу и сказать: с сегодняшнего дня будем оптимизировать все издержки, потому что мне кажется это необходимым. Обычно к оптимизации начинают прибегать уже на той стадии, когда дела компании идут не совсем хорошо, но чтобы это предотвратить, об оптимизации стоит задуматься заранее», — отмечает г-н Салацкий. «Оптимизация производства это непрерывный процесс, обусловленный конкуренцией и постоянно меняющимися рыночными условиями. Если вы рассчитываете, что какое-нибудь разовое «глобальное» мероприятие по оптимизации обеспечит вам постоянный успех, то вы обрекаете себя на неудачу», — говорит директор ЛВЗ «Хортиця» Андрей Гусак.

По мнению менеджера по организационному развитию группы компаний «Кернел» Лилии Ткаченко, необходимость в оптимизации производства может возникнуть в нескольких случаях: когда необходимо улучшить качество продукции, снизить издержки производства, обеспечить выполнение каких-либо внешних требований (к примеру, экологических норм). «Кроме того, целесообразно проводить оптимизацию производства при запуске на предприятии новых линий. Так поступила группа компаний «Кернел»: при запуске нового комплекса рафинации и бутылирования на Полтавском маслоэкстракционном заводе была оптимизирована работа всего предприятия», — отмечает г-жа Ткаченко.

Процесс пошел

Методы оптимизации могут отличаться. «Кто-то останавливается на японских подходах и использует «Кайдзен», кто-то использует «Шесть сигма», кто-то называет усовершенствования тотальной оптимизацией. Методы в каждом отдельном случае могут отличаться, однако суть сводится к одному: сокращение издержек производства, рост объемов или качества продукта», — отмечает Алексей Герасименко.

Тотальная оптимизация производства на ОАО «МК «Азовсталь» была разбита на этапы, каждый из которых покрывал один из ключевых участков производства. То есть в каждом цехе исследовались производственные процессы, используемые технологии и экономика, составлялся детальный бюджет, выявлялся наибольший потенциал для сокращения затрат. Также в рамках отдельного цеха рассматривались возможности увеличения объемов производства.

Первый шагом на МК «Азовсталь» было формирование отдела оптимизации производства. По результатам строгого конкурса были отобраны энергичные способные сотрудники комбината с высшим образованием из различных цехов и отделов, независимо от специальности. Также были привлечены внешние специалисты. Они провели обучение специалистов основам экономики, методам управления производством, подходам к решению производственных проблем и методам анализа экономики предприятия.

Вторым этапом можно назвать формирование списка предложений по улучшению. Специалисты отобранной группы вели наблюдение за работой всех сотрудников. В конечном итоге, им удалось сформировать список того, что стоит улучшить. По словам Алексея Герасименко, жизнеспособной оказывается только часть рацпредложений. На рассмотрение и одобрение управляющего комитета, в состав которого входили представители компании «Систем Кэпитал Менеджмент» и генеральный директор комбината, выносился пакет инвестиционных проектов или предложений по цеху.

После этого проводился анализ предложений с точки зрения экономической целесообразности. «Всегда есть опасность того, что производственники начнут лоббировать свои интересы и предлагать то оборудование, которое впоследствии окажется не таким уж экономичным», — рассказывает Алексей Герасименко.

После анализа, согласования с техническими руководителями, компания разработала план внедрения. Затем был составлен бюджет. При самом внедрении обнаружился ряд нюансов, о которых консультанты не предупредили специалистов компании. «Кроме того, любое предложение по оптимизации должно приносить реальные деньги, а не прибыль, описанную в проектах. Для этого изначально каждый сотрудник должен быть готов к снижению производственных норм, наряду с внедрением новых механизмов, — рассказывает Алексей Герасименко. — Наша компания столкнулась с заблуждениями работников относительно протекающих процессов». Кроме того, опыт компаний показывает, что в план внедрения оптимизации всегда стоит закладывать эксперимент. «Если предлагается купить десять установок, купите одну, научитесь с ней работать, а потом докупайте остальные», — отмечает представитель ООО «Метинвестхолдинг».

Подобной схеме следовала и группа компаний «Кернел». Сначала была собрана инициативная группа, которая и проводила оптимизацию. Группа построила модель процесса производства «как есть на сегодня», детально описывающую все подпроцессы, которые функционируют на предприятии. Затем группа работала над выявлением параметров, требующих улучшений, и выявлением ненужных, дублирующих операций. Последние были отсечены в ходе оптимизации. Далее строилась модель «как должно быть», составлялся план изменений. Последний этап — внедрение изменений, анализ результатов проведенной работы.

В ожидании эффекта

Практика показывает, что изменения начинают себя оправдывать в течение одного или двух лет. При этом стоит учитывать, что разные проекты предполагают разные сроки окупаемости. При этом соотношение затрат и прибыли должно составлять 1:1 либо 2:1 в расчете на годовой период.

Существует много различных систем оценки эффективности деятельности производства. При любой системе эффективность производства оценивается по трем главным параметрам: цена, качество, время. «Если ваша система позволяет измерять и контролировать эти параметры — вы управляете ситуацией. Если эти параметры у вас лучше, чем у ваших конкурентов — вам обеспечен успех. Мера успеха универсальна — это деньги, которые обеспечат развитие и процветание бизнеса, материальное благополучие сотрудников компании», — считает директор ЛВЗ «Хортиця».

По словам Лилии Ткаченко, можно говорить о нескольких показателях, по которым оценивается эффективность проведенной работы. Во-первых, сравнение значений основного показателя, который планировали улучшить, до и после оптимизации (например, стоимость готовой продукции). Второй уровень — спланированные показатели, привязанные к основным процессам. «Важно, улучшив 1-й показатель не ухудшить другие, часто не менее важные. Например, можно снизить затраты на 5%, а уровень удовлетворенности персонала при этом упадет на 60%. Поэтому о других показателях также нужно помнить и анализировать их». Много опыта оптимизаии производства российских компаний с практической инструкцией к действию представлено в Альманахе «Управление производством» .

Необходимость в консультантах

Обычно для оптимизации привлекаются внешние специалисты. Но, как рассказал Андрей Гусак, очень важно, чтобы ядро команды составляли специалисты предприятия, которые обеспечат сопровождение и поддержку проектных решений и их развитие в будущем. Компания «Хортиця» для оптимизации управления предприятиями компании использовала программный комплекс ERP-класса Oracle J.D. Edwards EnterpriseOne. При этом внедрение на ЛВЗ «Хортиця» осуществлялось совместно — специалистами департамента по управлению качеством и внешними консультантами. Дальнейшее внедрение на других предприятиях, развитие и сопровождение систем управления обеспечивается собственными силами компании, что по словам г-на Гусака, позволило существенно снизить стоимость владения эффективными инструментами управления мирового уровня.

По мнению Лилии Ткаченко, если никто из сотрудников никогда не проводил оптимизацию производства — присутствие внешних экспертов желательно на большинстве этапов. Если же команда, проводящая оптимизацию, имеет достаточный опыт — можно все сделать самостоятельно, привлекая сторонних специалистов точечно, на какие-то отдельные работы. «Например, они очень нужны на этапе обучения, когда необходимо дать участникам проекта теоретический материал, рассказать о примерах оптимизации на других предприятиях, — рассказывает представитель компании «Кернел». — Для разработки программы оптимизации необходим как минимум 1 обученный специалист — руководитель проекта. Также создается инициативная группа, состоящая из нескольких специалистов по разным направлениям, имеющих достаточно полномочий, чтобы внедрить необходимые изменения. Кроме того, в группу входят те сотрудники, которым интересен этот проект — к примеру, инженеры, имеющие рационализаторские идеи».

Этапы оптимизации

• Решение на уровне топ-менеджмента о необходимости усовершенствования производственной деятельности на предприятии
• Привлечение внешних специалистов
• Отбор инициативной группы и обучение этой группы
• Набор и отбор идей, их анализ
• Утверждение руководителем
• Разработка программы оптимизации производства
• Выделение финансирования
• Реализация программы оптимизации производства
• Контроль внедрения программы
• Анализ результатов проведенной работы.

Затраты, которые можно оптимизировать

• Перепроизводство — производство сверх объема, необходимого заказчикам
• Задержки, простой
• Лишние погрузки (разгрузки), перевалочные операции
• Запасы — приобретение ненужных сырьевых материалов, полуфабрикатов, готовых изделий
• Лишние перемещения людей, продуктов
• Ненужные операции, производственные приемы
• Бракованные изделия.

Анализ и оценка эффективности производства проводится по направлениям

• увеличение производительности труда;
• сокращение технологических потерь на производстве;
• уменьшение норм расхода вспомогательных и упаковочных материалов;
• снижение непроизводственных простоев оборудования;
• снижение потребления ТЭР;
• исключение выпуска некачественной продукции;
• повышение квалификации персонала.

Оптимизация управления позволяет ликвидировать проблемы, возникающие в бизнес-процессах компании, улучшить режим деятельности и повысить производительность персонала.

Под оптимизацией управления понимается установление и выбор максимально подходящих решений. Этот процесс включает такие задачи:

1. Оптимизируется готовая система функционирования. При этом изучается и улучшается предприятие, возникшее в результате прохождения всех этапов его формирования но, не учитывая их. Чаще всего такая задача находит свое отражение в управлении деятельностью организации или в общественных экономических отношениях. К примеру, для решения задачи по выведению готового товара на рынок применяется специальный метод, который позволяет изучить все возможные способы этого и выбрать оптимальное поведение.
2. Выбирается лучший вариант самого порядка формирования структуры предприятия. Оценивается стадийное развитие управления, не учитывая полученный итог. Такого рода задача возникает в технической либо сфере технологий. При этом используются методы Понтрягина, Беллмана и другие.

Целью оптимизации процессов управления выступает качественная деятельность предприятия, полное выполнение возложенных на него требований и получение итогов, с целью которых оно создавалось. Помимо цели особыми составляющими этого института выступают его объект и предмет. Под объектом понимается само юридическое лицо, а под предметом – внутренние составляющие: , сотрудники, сама деятельность, техническое оснащение и т.д. О том, как изменилась роль бухгалтерии и финансов в современной компании,

На аудиторские фирмы, существующие с целью оптимизации управления организацией, возлагается предоставление профессиональных консультаций и проведение проверок. Задача такой проверки или аудита - установить соответствие компании нормативам, а также целям, с которыми она создавалась, способности ее самой и сотрудников к функционированию. По результатам составляется программа, что предусматривает преобразование структуры функционирования предприятия, квалификацию рабочего состава, подбор новых сотрудников. На следующем этапе оценивается соотношение финансовой деятельности и целевой.

В процессе проверки изучается схема по управлению организацией, наличие автономных отделов и внутренних единиц, положение работников в системе иерархии и их взаимодействие, а также порядок информационного обеспечения.

Оценивая организационную систему с целью обеспечения максимальной оптимизации, акцентируют внимание на показателе её деятельности. Они получаются либо путем исчисления, либо на основании экспериментальных данных. Нормированные показатели на сегодняшний день выступают важным требованием к организации, для достижения которых прилагается огромное количество усилий.

Проблема оптимизации управления – непонимание менеджерами главной цели

Собственнику предприятия необходимо разграничивать такие понятия, как оптимизация управления и его улучшение. Это приводит к тому, что для нормальной деятельности предприятия проводят радикальные реформы по смене состава сотрудников, забывая про возможность установления стимулов для тех же работников.

Состав предприятия, на самом деле, не является чем-то важным. Ярким примером выступает Генри Форд, который ликвидировал иерархичное подчинение на своем предприятии, тем самым повысив его уровень. Он полагал, что основная проблема неорганизованности предприятия - это наличие чрезмерного контроля и статусов, которые влекут за собой с одной стороны лишнее, неэффективно потраченное время, а с другой безответственность уполномоченных лиц.

Ошибочным является также попытка реорганизовать с целью оптимизации управленческую структуру. Смена должностей ведет к внутренним конфликтам в связи с изменением условий работы.

Исходя из этого, можно прийти к выводу, что слабому руководству, не удовлетворяющему интересы предприятия, необходимо повысить уровень квалификации с помощью тренингов и консультаций. Точно также нет нужды изменять систему, а только улучшить работоспособность самого сотрудника, подобрав ему наиболее подходящие условия.

В случае, когда управленческая система не соответствует развитию предприятия или его модернизации, возникает проблема оптимизации управления, при которой структурные изменения не достаточны, чтобы повысить ее продуктивность.

Таким образом, сама структура предприятия - это лишь один из многих его элементов. Воздействие лишь на него не даст результатов в улучшении функционирования компании.

Помимо такой структуры существует множество иных составляющих, в совокупности которые и представляют собой управленческий механизм.

Свой статус на рынке предприятие реализовывает через конкурентоспособность, что обеспечивается модернизацией его управления.

Примером этого выступает эволюционирование требований к качеству:

• устанавливается только качество товара;
• возлагаются требования на производственный процесс, который прошел товар;
• оцениваются качественные свойства управленческого процесса.

Эти этапы указывают на связь произведенного продукта с процессом его изготовления. Отсюда залогом качественного товара выступает соблюдение норм его производства. И, в конечном счете, процесс производства зависит от управленческих возможностей предприятия, обеспечения самого труда.

Этапы оптимизации управления

1. На первом уровне необходимо четко представить тот результат, который желаем достичь.
2. Далее распределяются полномочия путем наделения прав и обязанностей, оптимизирования самой деятельности и улучшение структуры.
3. Преобразуется информационно-техническое и статистическое обеспечение.
4. Следующий этап - это оптимизация организационных процессов управления: создание программы, распределение контрольных функций.
5. Нормирование условий работы предприятия.
6. Установление стимулов, мотиваций персонала.
7. Оптимизация управления проектами по совершенствованию и развитию организации.
8. Выбор наиболее эффективного пользования ресурсов: средств, информации, иных активов.

4 метода оптимизации управления

Методами оптимизации управления выступают методы, которые чаще всего применяются предпринимателями на практике в связи с их удобностью и простотой. Использование их позволяет обеспечить оптимизацию всей системы управления, улучшив качество деятельности предприятия.

1. Математическое моделирование. Такому методу характерно принятие решения, связанного с деятельностью управления на основании статистических данных, которые выступают как формальные. С его помощью характеризуется количественный анализ поставленного вопроса и подбирается наиболее подходящий вариант ответа.

Основными этапами при использовании данного метода выступают:

1. Определение задачи.
2. Установление конкретного норматива, что может проявляться как определенное число, при этом отображать объем требований, возложенных на результаты в связи с поставленной задачей.
3. Установление количественных величин, которые могут варьироваться, влияя на результат эффективности работы.
4. Формирование модели.
5. Вычисление модели математическими формулами.
6. Проверка путем эксперимента либо логики модели и ее результатов.
7. Составление правил использования результатов.

2. Методы экспертных оценок используется в случае невозможности применения предыдущего метода. Он хорош в постановке и решении вопросов при принятии решения по управлению профессионалами, наделенными необходимой базой знаний, для построения собственных теорий и заключений. По результатам такого исследования составляется официальный документ, которые закрепляет все этапы, что были пройдены, и результат. Структура этого документа состоит из вводной части, где закрепляется лицо, время, место и причины проведения исследования. Основная часть описывает то, что подпадает под объект, а также методы и что было получено в итоге. А в заключении указываются ответы на поставленные вопросы экспертам.

3. Метод мозгового штурма, который применяется в особых случаях с минимальным количеством информации и ограниченными сроками для решения вопроса. В таком случае приглашаются лица, наделенные определенным количеством знаний в данной сфере, с целью проведения общего обсуждения и принятия наиболее подходящего решения. При этом существуют такие требования:

• все наделены правом голоса, но должны его использовать в порядке очереди;
• идея решения вопроса должна быть новой;
• запрещаются негативные высказывания относительно чужого мнения;
• предложенные идеи имеют свое закрепление.

Это наиболее быстрый способ решения поставленного вопроса. Типичным этому методу выступает мнение жюри, по которому приглашаются различные специалисты, которые в процессе своей деятельности между собой взаимодействуют. Он позволяет путем оценки различных мнений, теорий и взглядов, производить новые идеи, с помощью которых возможно оптимизировать производство. О том, как применять метод мозгового штурма на практике,

4. Теория игр – это метод оптимизации управления, который позволяет свободно действовать предприятию в условиях конкуренции, моделируя обстоятельства, при которых принятое решение влияет на конкурентов. Например, предприниматель ставит определенные условия на рынке, но оказывается, что они в соотношении с условиями конкурентов выступают невыгодными, поэтому он делает вывод не осуществлять такие действия.

Все выше перечисленные методы могут применяться как самостоятельно каждый, так и в комплексе. Выбор того или иного метода оптимизации управления прямо зависит от поставленной задачи.

Что такое оптимизация управления и каковы ее функции оптимизации управления. На какие виды она подразделяется и какие задачи перед ней стоят? Какие методы используются для оптимизации?

Оптимизация управления предприятием – это процесс нахождения и введения в работу оптимального решения.

Основной задачей оптимизации управления организацией является выведение конечного результата управления объектом. Ее основная цель – повысить эффективность деятельности получить при этом наибольшую прибыль. А для достижения цели необходимо выявить и ликвидировать или исправить замедляющие факторы.

Виды оптимизации

Оптимизация управления предприятием может подразделяться на оптимизацию:

• системы;
• финансовой деятельности;
• персонала;
• информационной системы менеджмента.

Проходит оптимизация в несколько этапов. Первоначально необходимо собрать всю информацию об управленческой системе. На основе собранных данных, подготавливается и разрабатывается система мер и рекомендаций, направленная на усовершенствование. Заключающим этапом является внедрение разработанных мер.

Оптимизация управления отдельными процессами

Оптимизация управления процессом осуществляется по определенным критериям: стоимости, продолжительности, количестве транзакций и т. д. Ее целями считается:

• повышение управляемости предприятием;
• увеличение качественного показателя произведенной продукции;
• снижение зависимости предприятия от человеческого фактора;
• внедрение системы контроля за результатом;
• снижение издержек производства;
• рациональное распределение полномочий и ответственности между предприятиями;
• исключение повторяющихся функций между подразделениями;
• снижение длительности производственного цикла и т. д.

Основные задачи оптимизации управления зависят от цели, которую рассчитывает получить руководитель предприятия при решении этой задачи.

Оптимизация структуры управления

При изменении ситуации на рынке предприятиям необходимо подстраиваться, совершенствуя имеющуюся систему. Для правильной расстановки кадров используется оптимизация структуры управления, которая в своем анализе учитывает профессионализм сотрудников, их компетентность и т. д.

Структурные изменения способны решить такие задачи:

• утерю и утрату непродовольственных расходов;
• улучшить эффективность в распределении капитала;
• улучшить качество работы с новыми клиентами и наладить деловое общение со старыми;
• избавление от некомпетентного персонала, путем перегруппировки.

К первым признакам необходимости изменений на предприятии можно отнести:

• расширение штата;
• рост числа подразделений;
• территориальная удаленность подразделений;
• плохо развитая система информирования.

Внимание: все выше перечисленные признаки могут привести к замедленному и некачественному принятию и исполнению решений, к появлению бесконтрольных аспектов деятельности, к нестабильной психологической обстановке в коллективе и т. д.

Вовремя оптимизированное управление позволит избежать всех этих негативных последствий.

Что дает оптимизация управления персоналом

Все организации имеют в своем плане счетов статью расходов на обслуживающий персонал, куда включена не только зарплата сотрудников, но и затраты на повышение квалификации, предоставление социальных льгот и т. д.

Оптимизация управления персоналом на основе всестороннего анализа позволяет сократить эти расходы не ущемляя при этом интересы работников.

Важно: выявить недостатки на какой-либо стадии производства или в какой-либо деятельности – еще не значит, что все сразу же наладится. Для восстановления прежнего функционирования понадобится разработать алгоритм действий, позволяющий исправить или направить ситуацию в этой сфере в нужное русло.

Методы, анализирующие управление

Для выявления наиболее оптимального решения используются различные методы оптимизации, учитывающие большинство факторов, влияющих на управление. Многим отдельным факторам, которые важны при принятии решений, невозможно дать количественную характеристику, а некоторые из них являются практически постоянными и не изменяются.

Все методы, независимо от направления, представляют собой сравнительный анализ количественных или числовых показателей. Их использование, становится возможным дать ответ на важные вопросы, возникающие у руководителей предприятий, такие как:

• в какой степени обоснованно решение;
• насколько оно лучше;
• по какому критерию оптимальности выбрано решение;
• в какой степени учтены определяющие факторы.

Методы, в зависимости от числа параметров, подразделяются на одномерные и многомерные. Они, в свою очередь, в зависимости от применения производных, подразделяются еще на несколько типов.

Для совершенствования не целого предприятия, а некоторых его направлений, применяются другие методы:

• исключения;
• упрощения;
• стандартизации;
• ускорения;
• изменения;
• выделения и включения.

Наиболее подробную информацию о методах можно получить в компании «Арбор Прайм». Здесь квалифицированные специалисты, основываясь на своих знаниях и опыте, смогут предложить IT-услуги по автоматизации бизнеса, способные повысить эффективность деятельности предприятий, заводов и магазинов.

Обращение к автоматизации производственных процессов позволит предприятию получить большую прибыль, снизить зарплатные расходы с улучшением качества работ, заранее просчитать рентабельность любого заказа, снизить излишнюю трудоемкость и обезопасить хранение информации.

Как оптимизация бизнес-процессов помогает преодолеть хаос в работе

Чем лучше построена система управления персоналом в компании, тем эффективнее работают сотрудники. Один из методов улучшения функционирования системы - ее упрощение.

Сотрудники - самый главный актив любого бизнеса. К сожалению, в большинстве компаний управление персоналом все еще осуществляется очень фрагментировано. Оптимизация внутренних HR-процессов не только поможет улучшить качество управления персоналом, но и принесет ряд преимуществ для компании, в том числе повышение качества контроля производительности труда сотрудников и экономию средств. Talk business предлагает пять способов оптимизировать процессы в сфере HR.

Процесс ради процесса

Первое, что необходимо сделать - проанализировать все существующие процессы в управлении персоналом компании. Оцените каждый процесс и определите его реальную необходимость. Многие политики и процедуры внедряются только ради внедрения. Они существуют, вызывают проблемы и снижают эффективность всей системы управления персоналом. Подобные процессы или процедуры необходимо устранить либо заменить на более простые варианты.

Вознаграждение многозадачности

Чтобы новая система управления персоналом не стала еще более фрагментарной, тщательно разработайте систему оценки, вознаграждения и наказания. Вы удивитесь, насколько эффективными могут быть сотрудники, которые действительно владеют навыками многозадачности и знают, что получат вознаграждение за эффективное и быстрое выполнение работы.

Использование ПО

На рынке предлагается огромное количество различного ПО для оптимизации работы разных систем компании. Не торопитесь с выбором. Протестируйте несколько демоверсий, убедитесь, что это именно то, что нужно для решения ваших задач. Обратите внимание на облачные решения. Их основное преимущество - возможность контролировать процессы и эффективность сотрудников из любого места.

Автоматизация

Большинство задач, связанных с управлением персоналом, при наличии ПО можно автоматизировать. Например, для создания квартальных отчетов о производительности, в системе уже будут все базовые данные (посещаемость, показатели эффективности и т. д.) - нужно только нажать несколько кнопок, и отчет будет готов. Процесс начисления заработной платы также может быть автоматизирован. Большинство систем управления персоналом имеют интегрированное решение для управления расчетами, которое можно связать с бухгалтерской программой. После того как обе системы будут настроены, расчет зарплат может проводиться автоматически без задержек и ошибок.

Обучение

На современном рынке компания не сможет обойтись без инвестиций в обучение сотрудников. Оно полезно не только в долгосрочной перспективе, но и помогает максимально упростить внутренние HR-процессы. В следующий раз, когда вам понадобится заполнить вакансию на одну из ключевых позиций, в вашем распоряжении уже будет список сотрудников, подготовленных к выполнению более ответственных и сложных задач. Кроме того, интеграция обучения в процессы управления персоналом помогает сотрудникам расти вместе с компанией, и по мере расширения бизнеса они готовы к дополнительной нагрузке и вызовам, с которыми им приходится сталкиваться.

Конечно, существуют и другие методы оптимизации HR-процессов, например, упрощение отчетных форм, стандартизация процедур, которые не менее эффективны. Рассмотренные инструменты - отличный способ начать изменение системы управления персоналом и получить результат в кратчайшие сроки.