Какие возможности предоставляет окно формат ячеек. Простейшее форматирование ячеек
Довольно часто при работе в OOo Calc возникает необходимость в использовании большого количества вариантов форматирования. В OOo Calc предусмотрено множество таких вариантов. Для установки дополнительных форматов предназначено диалоговое окно Формат ячеек.
Существует несколько способов вызова окна Формат ячеек. Прежде всего, необходимо выделить ячейки, которые должны быть отформатированы, а затем выполнить одно из приведенных ниже действий.
Выберите команду Формат=>Ячейки .
Щелкните правой кнопкой мыши на выделенных ячейках и из контекстного меню выберите команду Формат ячеек.
Во вкладке Число диалогового окна Формат ячеек предусмотрено 11 категорий числовых форматов. При выборе соответствующей категории из списка правая сторона панели изменяется так, чтобы отобразить соответствующие опции.
Рис. 20.
Таблица 4.
| Категория | Описание формата | |
| Числовой | Позволяет указать число десятичных знаков, определить использование разделителя групп разрядов и способ отображения отрицательных чисел (со знаком минус, красным цветом или красным цветом со знаком минус). | |
| Денежный | Позволяет указать число десятичных знаков, использование знака денежной единицы и способ отображения отрицательных чисел (со знаком минус, красным цветом или красным цветом со знаком минус). | |
| Дата | Позволяет выбрать один из 23 форматов отображения дат. | |
| Время | Предоставляет на выбор 9 форматов отображения времени. | |
| Процентный | Позволяет выбрать число десятичных знаков. Символ процента отображается всегда. | |
| Дробный | Позволяет выбрать один из 2 дробных формата отображения чисел | |
| Научный (Экспоненциальный) | В этом формате число всегда отображается с буквой Е. Вы можете выбрать число десятичных знаков для отображения. | |
| Текстовый | Применение текстового формата к числовому значению заставляет OOo Calc рассматривать это число как текст (даже если оно выглядит как число). Этот формат применяется, например, для таких элементов, как номера частей отсчета и т.п. | |
| Логический | Позволяет вводить значения в формате BOOLEAN (истина, ложь) | |
| Особый | Эта категория позволяет создавать собственные числовые форматы, не входящие ни в одну из других категорий. | |
| Все форматы | Эта категория содержит форматы из всех категорий |
Примечание: Важно понимать, что применение числового формата в ячейке никоим образом не изменяет само число, которое там находится. Форматирование изменяет только внешний вид отображаемого числового значения. Например, если в ячейке находится число 0,874543 , его можно отформатировать так, чтобы на экране оно выглядело как 87%. Но если на ячейку сделана ссылка в формуле, то во время вычислений будет использоваться полное числовое значение (0,874543) , а не отображаемое (0,87) .
Совет:
Если в ячейке находится ряд символов решетка (##########), то это значит, что столбец недостаточно широк для отображения числа в выбранном формате. Увеличьте ширину столбца или измените числовой формат. Если вы не изменяли вручную ширину столбцов, то не должны видеть такие символы, т.к. OOo Calc автоматически подгоняет ширину столбцов так, чтобы полностью отобразить введенные данные.
Задание:
Отформатируйте данные таблицы так, как представлено на рис. 21.
Рис. 21.
Сохраните таблицу.
Стилистическое форматирование таблиц
К элементам рабочей таблицы можно применить также методы стилистического форматирования. Стилистическое форматирование осуществляется с помощью панели инструментов Форматирование .
Рис. 22.
Полный набор опций форматирования содержится в диалоговом окне Формат ячеек . Важно помнить, что атрибуты форматирования применяются только к выделенным ячейкам или группе ячеек. Поэтому перед форматированием нужно выделить ячейку или диапазон ячеек.
Задание:
Самостоятельно определите назначение кнопок панели инструментов Форматирование.
Выделите ячейку А1 и выполните команду Вставка=>Строки .
В ячейку А1 введите заголовок таблицы Доходы от продажи изделий .
Отформатируйте данные таблицы так, как представлено на рис 23.. Для того, чтобы расположить заголовок таблицы по центру, используйте инструмент Объединить и поместить в центре .
Рис. 23.
Сохраните таблицу.
Вопросы для самоконтроля
· Перечислите основные типы данных электронной таблицы.
· Какой тип данных является основой электронной таблицы?
· Для чего может быть использована функция Автозаполнение?
· В чем состоит суть форматирования числовых значений?
· На что влияет форматирование числовых значений?
· Каким образом осуществляется автоматическое форматирование чисел?Приведите примеры автоматического форматирования.
· Какие числовые форматы устанавливаются с помощью данных кнопок:?
· Для чего предназначены эти кнопки:?
· Опишите способы вызова окна Формат ячеек .
· Перечислите основные категории числовых форматов вкладки Число окна Формат ячеек .
· Что входит в стилистическое форматирование ячеек? Каким образом оно осуществляется?
· Перечислите элементы, которые могут содержаться в формулах.
· С какого знака начинается ввод формулы?
· Перечислите операторы, распознаваемые формулами.
· Опишите порядок выполнения операторов.
· В каком порядке происходит вычисление в формуле: 25+9^8-25/4+8*7 ?
· Для чего необходимо использовать круглые скобки в формулах?
· Как вычисляется формула, имеющая внешние и вложенные скобки?
· В какой последовательности рассчитывается данная формула: (((25-14)*5)-((17+45)/12))*3 ?
· Опишите способ ввода формул вручную.
· Как ввести формулу в ячейку, используя метод указания ячеек?
· Что такое функции OOo Calc?
· Какие возможности OOo Calc реализуют встроенные функции?
· Перечислите типы функции в зависимости от аргументов, которые в них используются.
· Какие данные могут быть использованы в качестве аргументов функции?
· Опишите способы ввода функций.
· Перечислите основные математические функции.
· Как можно преобразовывать текстовые строки, используя текстовые функции?
Excel позволяет создать свой (пользовательский) формат ячейки. Многие знают об этом, но очень редко пользуются из-за кажущейся сложности. Однако это достаточно просто, главное понять основной принцип задания формата.
Для того, чтобы создать пользовательский формат необходимо открыть диалоговое окно Формат ячеек и перейти на вкладку Число Ctrl + 1 .
В поле Тип вводится пользовательские форматы , варианты написания которых мы рассмотрим далее.
В поле Тип вы можете задать формат значения ячейки следующей строкой:
Посмотрите простые примеры использования форматирования. В столбце А - значение без форматирования, в столбце B - с использованием пользовательского формата (применяемый формат в столбце С)
Какие цвета можно применять
В квадратных скобках можно указывать один из 8 цветов на выбор:
Синий, зеленый, красный, фиолетовый, желтый, белый, черный и голубой.
Числовые форматы
| Символ | Описание применения | Пример формата | До форматирования | После форматирования |
|---|---|---|---|---|
| # | Символ числа. Незначащие нули в начале или конце число не отображаются | ###### | 001234 | 1234 |
| 0 | Символ числа. Обязательное отображение незначащих нулей | 000000 | 1234 | 001234 |
| , | Используется в качестве разделителя целой и дробной части | ####,# | 1234,12 | 1234,1 |
| пробел | Используется в качестве разделителя разрядов | # ###,#0 | 1234,1 | 1 234,10 |
Форматы даты
| Формат | Описание применения | Пример отображения |
|---|---|---|
| М | Отображает числовое значение месяца | от 1 до 12 |
| ММ | Отображает числовое значение месяца в формате 00 | от 01 до 12 |
| МММ | Отображает сокращенное до 3-х букв значение месяца | от Янв до Дек |
| ММММ | Полное наименование месяца | Январь - Декабрь |
| МММММ | Отображает первую букву месяца | от Я до Д |
| Д | Выводит число даты | от 1 до 31 |
| ДД | Выводит число в формате 00 | от 01 до 31 |
| ДДД | Выводит день недели | от Пн до Вс |
| ДДДД | Выводит название недели целиком | Понедельник - Пятница |
| ГГ | Выводит последние 2 цифры года | от 00 до 99 |
| ГГГГ | Выводит год даты полностью | 1900 - 9999 |
Стоит обратить внимание, что форматы даты можно комбинировать между собой. Например, формат "ДД.ММ.ГГГГ " отформатирует дату в привычный нам вид 31.12.2017 , а формат "ДД МММ " преобразует дату в вид 31 Дек .
Форматы времени
Аналогичные форматы есть и для времени.
| Формат | Описание применения | Пример отображения |
|---|---|---|
| ч | Отображает часы | от 0 до 23 |
| чч | Отображает часы в формате 00 | от 00 до 23 |
| м | Отображает минуты | от 0 до 59 |
| мм | Минуты в формате 00 | от 00 до 59 |
| с | Секунды | от 0 до 59 |
| сс | Секунды в формате 00 | от 00 до 59 |
| [ч] | Формат истекшего времени в часах | например, [ч]:мм -> 30:15 |
| [мм] | Формат истекшего времени в минутах | например, [мм]:сс -> 65:20 |
| [сс] | Формат истекшего времени в секундах | - |
| AM/PM | например, Ч AM/PM -> 3 PM | |
| A/P | Для вывода времени в 12-ти часовом формате | например, чч:мм AM/PM -> 03:26 P |
| чч:мм:сс.00 | Для вывода времени с долями секунд |
Текстовые форматы
Текстовый форматов как таковых не существует. Иногда требуется продублировать значение в ячейке и дописать в начало и конец дополнительный текст. Для этих целей используют символ @ .
| ДО форматирования | ПОСЛЕ форматирования | Примененный формат |
|---|---|---|
| Россия | страна - Россия | "страна - "@ |
Создание пользовательских форматов для категорий значений
Все что мы описали выше применяется к ячейке вне зависимости от ее значения. Однако существует возможность указывать различные форматы, в зависимости от следующих категорий значений:
- Положительные числа
- Отрицательные числа
- Нулевые значения
- Текстовый формат
Для этого мы можем в поле Тип указать следующую конструкцию:
Формат положительных значений; отрицательных; нулевых; текстовых
Соответственно для каждой категории можно применять формат уже описанного нами вида:
[цвет]"любой текст"КодФормата"любой текст"
В итоге конечно может получится длинная строка с форматом, но если приглядеться подробнее, то сложностей никаких нет.
Смотрите какой эффект это дает. В зависимости от значения, меняется форматирование, а если вместо числа указано текстовое значения, то Excel выдает "нет данных".
Редактирование и копирование пользовательских форматов
Чтобы отредактировать созданный пользовательский формат необходимо:
- Выделить ячейки , формат которых вы хотите отредактировать.
- Открыть диалоговое окно Формат ячеек и перейти на вкладку Число . Можно также воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl + 1 .
- Изменить строку форматирования в поле Тип .
Распространить созданный пользовательский формат на другие ячейки можно следующими способами:
Для удаления установленного формата ячейки, можно просто задать другой формат или удалить созданный из списка:
Формат ячейки включает в себя параметры, которые определяют: » вид представления числового значения ячейки; » выравнивание и ориентацию содержимого ячейки; » вид шрифта; « обрамление ячейки; заполнение (фон) ячейки. Кроме этого, можно установить параметры защиты данных, записанных в ячейку. Обычно ячейки форматируются путем изменения отдельных
параметров. Перед тем как изменить формат ячейки, необходимо установить на нее табличный курсор. Если же требуется установить формат для нескольких ячеек одновременно, следует предварительно выделить эти ячейки.
Стандартные форматы В Excel имеется шесть стандартных форматов (наборов параметров) ячеек, которые "могут применяться во всех документах. В начале работы с новой таблицей все ячейки имеют одинаковый стандартный формат, используемый по умолчанию. Этот формат называется Обычный. Он имеет следующие параметры:
Изображенное значение повторяет истинное;
Выравнивание по горизонтали зависит от типа данных;
Выравнивание по вертикали выполняется по нижнему краю;
Текст без переноса слов;
Ориентация изображенного значения горизонтальная;
Для отображения содержимого используется стандартный шрифт без выделения и эффектов;
Обрамления вокруг ячеек нет;
Заполнения нет.
Остальные стандартные форматы отличаются от формата Обычный только отображением чисел в ячейках:
Финансовый (или С разделителями) - число округляется до двух знаков после десятичного разделителя, например, число 43,569 представляется в виде 43,57;
Финансовый(0) - число округляется до целого, например число 43,569 представляется в виде 44;
Денежный - число округляется до двух знаков после десятичного разделителя и добавляется знак денежной единицы, например число 43,569 на «российском» компьютере представляется в виде 43,57р.;
Денежный(0) - число округляется целого и добавляется знак денежной единицы, например, число 43,569 представляется в виде 44р.;
Процентный - если в ячейку после установки формата введено число от 0 до 1, то оно умножается на 100, затем число (независимо от величины) округляется до целого и к нему добавляется знак %, в результате этого, например, числа 0,43569 и 43,569 будут представляться одинаково 44%. Если в диалоговом окне Параметры на вкладке Правка выключить переключатель Автоматический ввод, процентов, то на 100 будут умнйжаться все числа, а не только от 0 до 1. В результате этого, например, числа 0,43569 и 43,569 будут представляться как 44% и 4357%. То же самое будет происходить, если этот переключатель включен, однако числа были введены в ячейки до того, как им был присвоен формат Процентный.
При использовании финансовых и денежных форматов между разрядами единиц, тысяч, миллионов и т. д. устанавливается разделитель, заданный в настройках Windows: вкладка Числа в программе Язык и стандарты на Панели управления. Обычно это пробел. При настройке Windows задается и знак денежной единицы валюты: вкладка Денежная единица в программе Язык и стандарты на Панели управления. Для рубля это обычно р. Используемый разделитель разрядов можно изменить, не изменяя при этом общую настройку Windows.
Для этого следует в диалоговом окне Параметры на вкладке Международные в группе Числа выключить переключатель Использовать системные разделители и в поле Разделитель разрядов ввести другой разделитель. Иногда в качестве такого разделителя используется запятая или апостроф. Для применения стандартных форматов могут использоваться соответствующие инструменты панели Форматирование и клавиатурные комбинации, а также диалоговое окно Стиль. Представление числового значения Как уже отмечалось, значения после их ввода в ячейки имеют вид, установленный по умолчанию.
Однако существует возможность изменить вид ячеек по своему желанию. Для изменения отдельных параметров могут использоваться инструменты панели Форматирование и клавиатурные комбинации. Однако наиболее полные возможности по форматированию ячеек предоставляет диалоговое окно Формат ячеек. Для вызова окна Формат ячеек необходимо выполнить одно из следующих действий:
Выполнить команду Ячейки...(Формат);
Выполнить команду Формат ячеек... контекстного меню ячейки (выделенных ячеек);
Нажать комбинацию Ctrl+1.
На вкладке Число окна Формат ячеек в списке Числовые форматы представлены названия групп имеющихся в Excel видов представления числовых значений. По умолчанию в списке выбрано значение Общий, при котором числовые значения отображаются в том виде, в каком они были введены пользователем. После выбора другого значения на вкладке появляются дополнительные опции, с помощью которых задаются параметры внешнего вида числовых значений.
Например, при выборе значения Числовой появляются:
Поле Число десятичных знаков - установка количества знаков после десятичного разделителя;
Переключатель Разделитель групп разрядов - включение разделителя групп разрядов (пробела) между группами разрядов единиц, тысяч, миллионов и т. д.;
Список Отрицательные числа - выбор вида представления отрицательных чисел. При выборе формата удобно пользоваться полем Образец, которое изменяется в соответствии с изменениями опций вкладки. Если в списке Числовые форматы выбрано значение (все форматы), то появляется список Тип, включающий в себя все имеющиеся форматы чисел, которые, однако, записаны в виде кодов (условных обозначений). Разобравшись с этими кодами, пользователь в поле Тип может самостоятельно задавать форматы.
Так, например, в кодах форматов используются следующие обозначения:
Необязательная цифра, т. е. если на месте знака # в числе цифры нет, то на это место ничего не выводится;
Обязательная цифра, т. е. если на месте знака 0 в числе цифры нет, то на это место выводится нуль (обычно таким образом задается вывод нулей после десятичного разделителя, например, формат 0.000 устанавливает обязательный вывод на экран трех знаков после разделителя);
Обязательное место, т. е. если на месте знака? в числе цифры нет, то на это место выводится пробел (обычно таким образом обеспечивается выравнивание чисел в одном столбике, например, формат?????0.00 устанавливает выравнивание по десятичному разделителю всех чисел, имеющих до шести цифр перед разделителем); ч, чч, м, мм, с, ее, Д, ДД часы, минуты, секунды и дни месяца (при использовании однобуквенного обозначения числа меньше 10 выводятся без ведущего нуля, т. е., например, время 6 часов 5 минут в формате ч:м будет иметь вид 6:7, а в формате чч:мм - 06:07); М, ММ, МММ, ММММ месяц (например, февраль в разных форматах будет иметь вид 2,02, фее, февраль); IT, ГГГГ год (запись с использованием 2-х или 4-х цифр, соответственно).
Разделители в форматах даты и времени определяются установками, заданными в настройках Windows:
вкладки Дата и Время в программе Язык и стандарты на Панели управления. Более подробную информацию об обозначениях, используемых в кодах, можно найти в справочной системе Excel. Созданный пользователем формат можно затем удалить, нажав кнопку Удалить. При изменении формата числовых значений их истинные значения (введенные или вычисленные по формулам) не изменяются, т. е., например, независимо от того, сколько знаков после запятой выведено на экран, в вычислениях по формулам будут использоваться все имеющиеся знаки.
Иначе говоря, установка нового формата изменяет только внешний вид числового значения, не изменяя его величину. Вместе с тем, существует возможность установки такого режима, при котором точность истинных значений всегда будет равна точности представления чисел на экране. Для этого необходимо в диалоговом окне Параметры на вкладке Вычисления в группе Параметры книги включить переключатель точность как на экране. Эта установка будет действовать для всех таблиц книги.
Для установки формата числовых значений может использоваться панель Форматирование, на которой располагаются следующие инструменты:
Денежный формат установка стандартного формата Денежный;
Процентный формат установка стандартного формата Процентный;
Формат с разделителями установка стандартного формата Финансовый,
Увеличить разрядность увеличение на единицу количества знаков после десятичного разделителя;
Уменьшить разрядность..;
уменьшение на единицу количества знаков после десятичного разделителя. Клавиатурные комбинации для установки форматов числовых значений:
Ctrl+Shift+" .... установка формата Обычный;
CtrI+Shift+1 ... установка формата числа 0.00 с разделителем групп разрядов;
Ctrl+Shift+2.... установка формата времени чмм;
Ctrl+Shift+З.... установка формата даты ДД. МММ.ГГ;
Ctrl+Shift+4.... установка формата Денежный;
Ctrl+Shift+5.... установка формата Процентный;
CtrI+Shift+6.... установка формата 0.00Е+00 (экспоненциальный вид). Если в ячейку введено числовое значение, однако требуется, чтобы оно воспринималось программой как текстовое, то для такого преобразования в диалоговом окне Форма ячеек на вкладке Число в списке Числовые форматы следует выбрать значение Текстовый.
При работе с электронными таблицами особое значение имеет формат ячейки таблицы, так как с каждой ячейкой связывается не только информация, которая в нее заносится, но и определенный формат. От формата зависят способ обработки данных и вид, в котором они будут представлены в ячейке: используемый шрифт, размер символов, способ выравнивания; для чисел – форма представления (с фиксированной или плавающей точкой), количество знаков после запятой и т.д.
Формат ячейки в отличие от значения или формулы не отображается на экране. Формат ячейки устанавливается отдельно и сохраняется даже в том случае, если ячейка пуста.
С ячейками, в которые еще не заносилась никакая информация, уже связаны определенные параметры формата, например, выравнивание текста по левой границе ячейки, а чисел – по правой и др. Программа Excelраспознает типы данных при их вводе в ячейку и форматирует данные в соответствии с параметрами, заданными по умолчанию.
С помощью специальных команд можно изменить формат как всей таблицы, так и отдельной ячейке или блока ячеек.
Для изменения первоначального форматирования ячеек можно использовать:
кнопки панелей инструментов Стандартная иФорматирования ;
команду меню окна ФОРМАТ Ячейки;
команду контекстного меню Формат ячеек.
Команды меню окна ФОРМАТ Ячейки и команда контекстного менюФормат ячеек выводят на экран диалоговое окноФормат ячеек . Диалоговое окноФормат ячеек содержит шесть вкладок, с помощью которых можно определить все параметры ячейки или выделенного диапазона ячеек: число, выравнивание, шрифт, граница, вид, защита.
На вкладке Число можно выбрать нужный формат для данных, введенных в активную ячейку или диапазон ячеек, - общий, числовой, денежный и др.
На вкладке Выравнивание задаются параметры расположения текста в ячейке: по горизонтали, по вертикали, ориентация (поворот текста, расположение текста в ячейке по вертикали).
На вкладке Шрифт задаются параметры символов для выделенного текста. Если необходимо отформатировать только часть содержимого ячейки, эту часть можно выделить с помощью мыши или клавишиShift и стрелок курсора.
Для оформления ячеек электронной таблицы линиями и рамкой используется вкладка Граница , а также кнопка панели инструментовГраницы .
С помощью вкладки Вид , а также кнопокЦвет заливки иЦвет текста можно оформить заполнение ячеек таблицы фоном: выбрать цвет и узор.
На вкладке Защита можно скрыть отображение введенных в ячейку формул, а также установить защиту ячейки – запретить изменение помещенных в нее данных. При этом нужно иметь в виду, что ячейки, для которых установлены эти параметры, могут быть блокированы или скрытытолько после установки защиты всего Рабочего листа (данной таблицы) или всей Книги. Эта защита (установка паролей на доступ и их отмена) выполняется с помощью командыСЕРВИС Защита .
Анализ и обработка данных электронной таблицы
В табличном процессоре Excelсуществует широкий набор средств анализа и обобщения данных в электронной таблице. Доступ к этим средствам осуществляется, как правило, с помощью команд меню окнаExcelСервис иДанные .
Для выполнения многих операций обработки таблиц с помощью команд меню Данные достаточно установить курсор в любую ячейку списка таблицы. Для работы с частью списка требуется выделение необходимой области.
Excelпредоставляет разнообразные способы для автоматического обобщения и анализа данных:
автоматические вычисления;
средства для работы с базами данных и списками, позволяющие создавать, добавлять, удалять и находить записи в базах данных, осуществлять сортировку и фильтрацию (выборку) записей, работать с базами данных в режиме формы и с помощью специальных функций;
средства автоматического подведения общих и промежуточных итогов;
возможность создания и использования структуры таблицы;
средства для консолидации (обобщения) данных;
возможность создания и модификации сводных таблиц, отчетов и диаграмм;
средства условного анализа (анализа «что, если») (подбор параметра, надстройка Поиск решения, сценарии, таблицы подстановки);
различные надстройки, мастера, шаблоны, например, Мастер суммирования, подстановок, шаблонов, Мастер обновления связей, надстройка Пакет анализа и др.
Ограничимся рассмотрением лишь двух способов для автоматического обобщения и анализа данных (п.2, п.3).
Электронная таблица, все строки которой содержат однородную информацию, рассматривается как список или база данных. Термины база данных исписок вExcelиспользуются как синонимы. При этом нужно иметь в виду следующее:
каждая строка списка рассматривается как запись базы данных;
столбцы списков считаются полями базы данных;
заголовки столбцов считаются именами полей базы данных.
В Excelимеется набор функций, облегчающий обработку и анализ данных в списке. Для того чтобы электронную таблицу можно было обрабатывать с помощью подобных функций, данные в ней должны быть организованы следующим образом:
все строки таблицы должны содержать однородную информацию – во всех строках в одинаковых столбцах должны находиться однотипные данные;
заголовки столбцов должны находиться в первой строке списка;
названия строк должны находиться в левом столбце списка;
в таблице не должно быть пустых строк и столбцов, в том числе и между заголовками и первой строкой данных. Первая пустая строка считается признаком конца списка.
К данным, организованным в виде списка, можно применять специальные функции, относящиеся к категории Работа с базой данных , и выполнять следующие операции:
добавлять, изменять и удалять записи;
находить записи;
сортировать записи;
осуществлять фильтрацию (и выборку) данных с помощью Автофильтра иРасширенного фильтра ;
подводить общие и промежуточные итоги и т.д.
Если кто не помнит или не знает, приложение MS Excel является одним из самых мощных средств работы не только с табличными данными, но и с массивами БД, создаваемыми или импортируемыми. При этом каждое значение в программе может иметь собственную функциональность. Форматы ячеек в Excel таковы, что в них можно задать любое значение, причем не только числовое, но и процентное, логическое.
Форматы ячеек в Excel: это что?
Для начала стоит посмотреть на сам стартовый лист программы, который обычно называется книгой. В ней есть три листа по умолчанию, если не установлено другое. Переключение между смежными листами производится посредством клика на их названии в
Но ввод данных совершенно отличается от того, что многие из нас привыкли видеть в том же текстовом редакторе Word. В Excel по умолчанию включен формат автоматического распознавания данных. Однако не стоит удивляться, что иногда при вводе текста или цифр система преобразует данные в собственную интерпретацию.
Например, можно ввести которая совпадает с Автоматически будут преобразованы все форматы ячеек в Excel. Дата при вышеупомянутом условии отобразится в первой ячейке первой строки первого столбца. В столбце далее дата автоматически будет установлена на один день позже.
Если в формате установлено числовое значение, здесь тоже имеются свои хитрости. Например, знаки после запятой могут и не отображаться. Стандартные значения таблиц Excel таковы, что показывается только целое число. Мантисса отображается только в случае ввода данных после запятой. При этом она округляется. Таким образом, введя, например, значение числа «пи» (3,14), пользователь при отображении одного знака после точки и установленном округлении увидит значение 3,1. Чтобы отобразить все знаки, придется установить в параметрах разделителя их число.
Интересен и другой взгляд на форматы ячеек в Excel. Время при вводе может совпадать с текущим, если предусмотрена синхронизация с Интернетом. Но можно редактировать такие данные и вручную.
Форматы ячеек в Excel: чем пользоваться?
Таблицы, создаваемые в Excel или в любых других подобных программах, не то что поддерживаются большинством программ такого направления, но и могут быть преобразованы в базы данных или даже в программные коды. В некотором смысле это относится к скриптам Visual Basic. Их платформа является встроенной в основной пакет Microsoft Office. Рассматривая вопрос о том, какие вообще бывают форматы ячеек в Excel, можно выделить несколько основных типов вводимых данных:
- числовые;
- тестовые;
- дата и время;
- экспоненциальные;
- финансовые и денежные;
- дробные;
- процентные.
Есть еще и строки дополнительных форматов. Но, как правило, если они и используются, то очень нечасто.
Как изменить параметры ячейки?
Изменение формата ячейки производится путем установки на ячейке прямоугольника. Он свидетельствует о ее активном состоянии, с вызовом контекстного меню через правый клик, где выбирается соответствующая строка. При этом для каждого типа формата можно задавать дополнительные условия. Например, отображение определенного количества знаков после запятой, наличие разделителя, обозначение валюты и т. д. В дополнительных форматах можно использовать и некоторые интересные вещи: введение почтового индекса, номера телефона или даже табельного номера, применяемого, к примеру, в «1С Бухгалтерии».
Кстати, форматы ячеек в Excel «1С Бухгалтерия» воспринимает как свои собственные, но в текстовом варианте. При этом даже не требуется производить экспортирование файла. Собственно, и сами файлы могут быть запросто восприняты другими программами, работающими с базами данных (тот же Access, построенный по образу и подобию Excel). Кроме того, если в созданном файле предусмотрено наличие связей или исполняемых скриптов VB, любая другая программа все это может открыть и сохранить в первозданном виде.
Дополнительные настройки
Не менее интересны и некоторые дополнительные параметры самой программы. Для облегчения работы и ввода данных можно использовать множество настроек. Они в основном предполагают отслеживание связей с другими листами, прикрепляемыми файлами или даже объектами. Последние созданы в других приложениях и имеют соответствующий формат, который для Excel «родным» не является.
Связь с языками программирования
Кроме выше упомянутого языка Visual Basic, можно использовать и некоторые другие средства. Например, форматы ячеек в Excel Delphi-среда может изменять совершенно просто. Правда, иногда у людей, пишущих программы на основе этого языка, могут возникать проблемы. Ведь многие для изменения того же числового формата применяют строку «exRange.NumberFormat:= "0.0";». А такой вариант срабатывает только при условии, что в ячейках дробная часть числа равна нулю. При наличии других чисел формат остается текстовым. Впрочем, речь сейчас не о том. В данной ситуации нужно просто поменять команду или использовать правильный синтаксис.
Вместо итога
Как видно из всего вышесказанного, форматы ячеек в Excel достаточно разнообразны. Естественно, в одном кратком описании учесть все тонкости работы с каждым форматом просто невозможно. К тому же, если рассматривать создание формул, построение графиков, диаграмм или установку каких-то дополнительных вычислений, на это уйдет достаточно много времени.
Но в целом, любой пользователь начального уровня даже по таким кратким сведениям сможет понять, какие форматы бывают вообще, как их изменять и приспособить под свои нужды. Начинающему юзеру сделать это будет на первых порах достаточно проблематично. Однако, если изучить все азы, впоследствии такая задача трудностей вызывать не будет.